Im Sommer 2010 startete die RAG Deutsche Steinkohle, Herne, die Pilotphase des elektronischen Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokuments (E-SGD). Ziel war es, eine einheitliche Softwarelösung zur zentralen elektronischen Verwaltung der Sicherheits- und Gesundheitsschutzdokumente einzuführen – für mehr als 25.000 Mitarbeiter in den Bergwerken und weiteren Standorten. Gelungen ist das Projekt mit der Arbeitsschutz-Management-Software der HNC-Datentechnik GmbH. Inzwischen sind alle Standorte, Bereiche und Bergwerke an den Server in Herne angeschlossen – und die Nutzer sind begeistert.
Projektbericht
Insbesondere die einheitliche Erstellung und Verwaltung von Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Sicherheitsdatenblättern, die Durchführung und Dokumentation von Unterweisungen, die Verwaltung von arbeitsmedizinischen Untersuchungen und die Dokumentation von Arbeitsmittelprüfungen und Instandhaltungstätigkeiten bildeten hierbei eine Herausforderung. Im Detail gab es noch viel mehr zu beachten: Die Daten mussten nicht nur bearbeitet und abgerufen, sondern auch miteinander verzahnt und einzelnen Personen und Arbeitsbereichen zugeordnet werden, um die sich aus dem E-SGD ergebenden Maßnahmen effektiv umsetzen zu können: Lärmkataster, Staub- und Klimadaten, erfolgte Fortbildungen und Unterweisungen, arbeitsmedizinische Untersuchungen, eventuelle Einschränkungen und eingesetzte Arbeitsstoffe, um nur einige zu nennen. Denn nur so lässt sich überblicken, vereinfacht gesagt, welcher Mitarbeiter vor welchen Gefahren geschützt werden muss.
Darüber hinaus musste der Zugriff auf eine zentrale Datenbank von verschiedenen Standorten aus erfolgen und dabei differenzierte Lese- und Änderungsrechte für verschiedene Personengruppen gemäß einer vorhandenen Gesamtbetriebsvereinbarung berücksichtigen. Genau diese Möglichkeiten, inklusive der anspruchsvollen Datenverzahnung, bietet das Arbeitsschutz-Management-System von HNC.
In einer intensiven Pilotphase auf dem Bergwerk Auguste Victoria im Bereich Vorleistung, hat die Abteilung BB-S11 Servicebereich Belegschaft in Zusammenarbeit mit der HNC-Datentechnik die technischen Voraussetzungen geschaffen, das System aufgestellt, Daten importiert und verantwortliche Personen geschult.
Automatischer Import von SAP®
Eine wesentliche Anforderung zur Einführung der Software war auch die Importmöglichkeit aus SAP®. In das Arbeitsschutz-Management-System wurden sowohl die Organisationsstruktur wie auch die Personaldaten über eine Schnittstelle importiert, sodass z. B. arbeitsmedizinische Untersuchungen sowie Staub- und Klimadaten aus SAP® übernommen werden konnten. Täglich führt das System nun einen automatischen Abgleich der programmeigenen Personaldatenbank zu SAP® durch. So wird gewährleistet, dass die Daten im Arbeitsschutz-Management-System stets auf dem aktuellen Stand sind.
Das Arbeitsschutz-Management-System im Einsatz
Vorhandene Gefährdungsbeurteilungen wurden ins System übernommen und fehlende ergänzt, um anschließend die jeweils relevanten Unterweisungsthemen und Untersuchungsarten festzulegen und zuzuordnen. Ebenso wurden die Betriebsanweisungen importiert oder erstellt und den Arbeitsbereichen zugeordnet, gleichermaßen die Arbeits- und Gefahrstoffe. Sind die Daten und Dokumente im System, zeigt die Datenverzahnung ihre Wirkung: Eine Maßnahmen- und Terminübersicht zeigt offene Unterweisungen, Untersuchungen, Schulungen und Prüffristen an, sodass Handlungsbedarf ohne Umwege ausgemacht werden kann. Auch lassen sich mit der Software Unterweisungen, Untersuchungen und Fortbildungen planen und organisieren, was bei der großen Mitarbeiterzahl einen erheblichen Vorteil bedeutet.
Darüber hinaus ermöglicht es die Arbeitsschutz-Management-Software, von jedem beliebigen Standort aus auf den zentralen Datenbestand zuzugreifen. Änderungen und Aktualisierungen werden direkt auf dem zentralen Server vorgenommen, womit dieser Datenbestand jederzeit aktuell ist. Per Knopfdruck stehen gewünschte Dokumente und Informationen innerhalb weniger Sekunden zur Verfügung. Eine detaillierte Benutzer-Rechte-Verwaltung gewährleistet dabei die Einhaltung der Datenschutzvorgaben und ermöglicht, dass 1.000 verantwortliche Personen und Führungskräfte beispielsweise anstehende Unterweisungs- und Untersuchungstermine ausschließlich für ihren Bereich angezeigt bekommen, wohingegen die Personalabteilung oder der Betriebsarzt Zugriff auf die Personalverwaltung mit allen personenbezogenen Daten haben können. Die Mitarbeiter können außerdem mit einer webbasierten Zusatzsoftware zum Arbeitsschutz-Management-System an Terminalrechnern aktuelle arbeitsschutzrelevante Dokumente abrufen, die ihnen zur Verfügung stehen müssen, wie z.B. Betriebsanweisungen, Sicherheitsdatenblätter und Gefährdungsbeurteilungen.
